Avete preparato alcune proposte, ma a guardarle meglio cambiano soltanto il colore, la lunghezza del testo o qualche dettaglio aggiunto. In fondo, affrontano tutte la consegna nello stesso modo. Queste varianti possono essere utili per rifinire un’idea, ma se volete esplorare altre possibilità, modificare soltanto la prima proposta non vi porterà molto lontano.
Quando generate idee, chiedetevi che cosa cambierà, grazie alla proposta, nel comportamento di una persona o nello svolgimento di un’attività. La risposta vi aiuta a distinguere un nuovo approccio da un’altra versione della stessa idea. Il metodo che segue si può applicare a un compito di lavoro, all’organizzazione di un evento o a un progetto creativo condiviso.
Ripartite dallo scopo, non dalla prima proposta
Se cominciate chiedendovi «Che tipo di poster realizziamo?», probabilmente finirete per ideare altri poster. Prima verificate se il poster è davvero il risultato richiesto o soltanto la prima idea per raggiungere un obiettivo. La risposta determina quali altre strade vale la pena esplorare.
Un esempio: al termine di un laboratorio creativo, pastelli e pennarelli restano sparsi sui tavoli. Gli organizzatori pensano a un cartello più grande con le istruzioni per riordinare. Ma l’obiettivo potrebbe essere formulato in modo più preciso: «Alla fine, i materiali devono essere pronti per il laboratorio successivo e il riordino deve rientrare nel tempo previsto». Il cartello è solo una delle possibili soluzioni.
Per la vostra consegna, completate questa frase: «Vogliamo che una persona, in questa situazione, riesca a…». Indicate l’azione e le circostanze. Un obiettivo generico come «migliorare l’organizzazione» offre meno indicazioni di una descrizione concreta di ciò che i partecipanti dovrebbero riuscire a fare quando se ne vanno.
Verificate anche se conoscete la causa del problema. I partecipanti potrebbero non sapere dove vanno riposti i materiali, ma forse hanno fretta o non sentono l’indicazione conclusiva. Osservare brevemente la situazione e fare una domanda a chi usa i materiali può aiutarvi a capire su quale aspetto intervenire.
Distinguete i vincoli reali dalle abitudini
Prima di cercare soluzioni, annotate che cosa può cambiare. Nel laboratorio dell’esempio, l’orario di chiusura, la stanza e il numero di organizzatori potrebbero essere vincoli fissi. La posizione dei contenitori, il modo di suddividere i materiali e la procedura conclusiva, invece, potrebbero essere modificabili. In questo modo avrete uno spazio concreto in cui ideare alternative.
Per ogni vincolo chiedetevi da che cosa dipende e chi può confermarlo. Una richiesta del committente, le attrezzature disponibili e un «abbiamo sempre fatto così» non hanno lo stesso peso. Una procedura abituale può avere una buona ragione: cercate di capirla prima di conservarla o modificarla.
Se il committente ha bisogno esclusivamente di una proposta per etichettare i contenitori, rispettate questo ambito. Anche così potete esplorare diversi modi per orientare le persone, per esempio con un testo, un’immagine del contenuto o un esempio di come riporre correttamente i materiali. Prima di estendere il lavoro all’intero svolgimento del laboratorio, concordatelo.
Cambiate un elemento sostanziale della soluzione
Riassumete la prima idea in una frase: «Con un cartello spieghiamo ai partecipanti dove riporre i materiali». Poi provate a modificare un elemento di questo approccio. Per iniziare, scegliete la domanda più adatta alla consegna: non è necessario esplorare ogni possibilità.
- Che cosa può guidare le persone mentre svolgono l’attività? Esaminate la disposizione dello spazio, un esempio visibile o un’indicazione nel punto in cui si usano i materiali. Chiedetevi da che cosa la persona può capire quale sia il passo successivo.
- Si può cambiare l’ordine delle attività? Valutate se una parte del lavoro può essere svolta prima, insieme o in un altro momento. Una proposta può modificare il flusso di lavoro senza aggiungere altro materiale.
- Si può eliminare un passaggio? Verificate se si possono evitare attività come dividere, trascrivere o cercare qualcosa modificando l’organizzazione. Accertatevi però che il passaggio eliminato non serva a qualcuno in seguito.
- Le persone possono suddividersi i compiti in modo diverso? Considerate chi ha le informazioni necessarie e quando può essere d’aiuto. Indicate anche quale lavoro aggiuntivo il nuovo assetto comporterebbe per una persona specifica.
Per ogni domanda scelta, scrivete una proposta breve, senza svilupparla nei dettagli. Basta una frase o un semplice schizzo che chiarisca chi farà cosa. Se state già definendo la versione finale e curando ogni particolare, fermatevi un momento e chiedetevi quale altra possibilità volete ancora esplorare.
In seguito potrete combinare diverse modifiche. All’inizio, però, è utile sapere in che cosa consiste la differenza principale tra le singole proposte. Se cambiate contemporaneamente lo spazio, i compiti delle persone e l’ordine delle attività, descrivete la proposta in modo che sia comprensibile anche senza una lunga spiegazione.
Descrivete le proposte in modo che le differenze siano chiare
Per ogni idea usate la stessa traccia: chi farà cosa, che cosa gli permetterà di fare e che cosa non sapete ancora. Nel laboratorio dell’esempio, le domande precedenti potrebbero portare alle proposte seguenti. La loro efficacia deve ancora essere verificata.
| Proposta | Come dovrebbe funzionare | Che cosa verificare |
|---|---|---|
| Spazi per i materiali contrassegnati chiaramente | Al momento di riporre un materiale, il partecipante lo associa all’immagine sul contenitore. | Se riesce a trovare i contenitori e a capire le immagini. |
| Riordino collettivo alla fine del laboratorio | L’organizzatore riserva la parte conclusiva del laboratorio per riporre insieme i materiali. | Se c’è tempo a sufficienza e se la procedura è gestibile insieme agli altri compiti. |
| Materiali preparati in kit per ogni tavolo | I partecipanti riportano il kit completo su un vassoio, senza dover suddividere i materiali nei contenitori comuni. | Se il kit è adatto anche al laboratorio successivo e si può controllare facilmente. |
La prima proposta riguarda l’orientamento, la seconda lo svolgimento dell’evento e la terza l’organizzazione dei materiali. Potete spiegare in che cosa differiscono anche senza avere una grafica pronta. Applicate lo stesso controllo alle vostre idee: riuscite a descrivere in una frase che cosa rende diverso il funzionamento di ciascuna?
Se due proposte seguono lo stesso approccio e cambia soltanto la forma, riunitele sotto un’unica idea, indicando le diverse varianti. Non andranno perse e potranno essere utili quando passerete alla rifinitura. Allo stesso tempo, capirete quante alternative davvero diverse avete esplorato.
Coinvolgete chi vede un’altra parte del problema
Se, anche dopo aver provato queste domande, continuate a tornare alla stessa soluzione, coinvolgete una persona che conosce la situazione da un’altra prospettiva. Nel laboratorio, un organizzatore può conoscere la preparazione, un partecipante l’uso dei materiali e un’altra persona il riordino successivo. Ognuno può aiutarvi a completare il quadro.
Spiegate lo scopo e i vincoli della consegna. Potete chiedere alla persona di proporre prima il proprio approccio e mostrarle solo dopo le vostre idee. Nel dialogo, partite da esperienze concrete: «Che cosa cercate quando riponete i materiali?» oppure «Quale parte della preparazione va rifatta dopo il laboratorio?».
Chiedete prima di tutto di chiarire l’idea. Se qualcuno propone di preparare un kit per ogni tavolo, scoprite che cosa vorrebbe semplificare. Solo dopo affrontate la disponibilità dei vassoi o il reintegro dei materiali. Anche se la proposta non è realizzabile per intero, può contenere un elemento utile.
Quando lavorate insieme, annotate anche le proposte su cui non siete ancora d’accordo. Trasformate il disaccordo in una domanda concreta: «Temiamo che controllare i kit richieda più tempo. Come possiamo capire se è davvero così?». Avrete un punto di partenza per continuare a lavorare sull’idea.
Scegliete quale proposta sviluppare ulteriormente
Essere diversi non significa automaticamente essere più efficaci. Tornate allo scopo della consegna e ai vincoli non negoziabili. Per ogni proposta, verificate se affronta l’ostacolo osservato, che cosa richiede e quale incertezza potrebbe determinarne la fattibilità.
Verificate poi la proposta scelta con una prova proporzionata al compito. Per valutare le etichette dei contenitori, potete chiedere a una persona che non conosce il sistema di riporre i materiali seguendo le indicazioni. Per i kit sui tavoli, potete provare a preparare e controllare un solo kit. Concentratevi sull’azione concreta che la proposta dovrebbe facilitare.
Se scoprite che basta una piccola modifica al cartello iniziale, potete tranquillamente adottarla. Esplorare altre possibilità vi aiuta a scegliere con cognizione di causa, ma non vi obbliga a introdurre l’idea più insolita. Potreste anche rendervi conto che il problema richiede più tempo, attrezzature o una consegna più chiara.
Al prossimo compito creativo, iniziate annotando tre elementi: che cosa deve riuscire a fare la persona, che cosa può cambiare e come funziona la vostra prima proposta. Poi scegliete una domanda che vi aiuti a modificare l’approccio e provate a ideare un’alternativa. Dedicatevi ai dettagli solo quando saprete spiegare che cosa la distingue.
