Dopo un cambiamento nel modo di lavorare, non riuscite a portare a termine un compito. Un collega si offre di dare un’occhiata: la sua esperienza potrebbe esservi utile, ma volete anche capire come procedere e partecipare alle decisioni. Come concordare l’aiuto, chiarendo che cosa farà lui e di che cosa resterete responsabili voi?
Quando qualcosa non va o cambia inaspettatamente, potete partire da un accordo concreto sulla forma del supporto. Chiarite di che cosa avete bisogno, quale intervento può essere utile e quando verificare insieme il risultato. Un’intesa di questo tipo può aiutarvi a proseguire il lavoro mantenendo la vostra autonomia, cioè lo spazio per prendere decisioni nell’ambito delle vostre responsabilità professionali.
Individuate l’ostacolo prima di accettare una soluzione
Provate a descrivere il punto in cui vi siete bloccati. Dire «Non riesco proprio a farcela» può voler dire che non avete capito una nuova regola, vi manca un dato, non sapete valutare due alternative oppure avete più lavoro di quanto sia possibile completare entro la scadenza concordata. Ognuna di queste situazioni richiede una risposta diversa.
Prima di parlarne, preparate una breve descrizione: «Ho completato la prima parte. Su questi due punti non so quale regola applicare». Se l’ostacolo è il carico di lavoro, ditelo chiaramente: «Conosco la procedura, ma entro venerdì riesco a completare solo uno di questi due compiti». In questo caso, occorre parlare anche di priorità, portata del lavoro o tempi.
Potete descrivere un problema di lavoro anche se vi dispiace non essere riusciti a risolverlo. Non è necessario aver già superato ogni dubbio sulle vostre capacità. Per iniziare la conversazione basta indicare il punto preciso in cui vi serve supporto.
Scegliete quale tipo di aiuto vi serve
Con «Mi dai una mano?» due persone possono intendere cose diverse. Voi volete valutare le alternative, mentre il collega apre il file e modifica il risultato. Per evitare equivoci, spiegate quale forma di aiuto vi sarebbe utile in quel momento.
| Tipo di aiuto | Una richiesta concreta | Il vostro ruolo |
|---|---|---|
| Ascolto e chiarimento della situazione. | «Ho bisogno di ripercorrere ad alta voce il punto in cui il piano si è bloccato. Per prima cosa, mi ascolti?» | Descrivete il problema e poi concordate se vi serve anche un consiglio. |
| Spiegazione della procedura. | «Mi mostri in base a quale criterio devo classificare questo caso?» | Applicate la spiegazione al prossimo caso simile. |
| Lavoro condiviso. | «Possiamo affrontare insieme la prima parte? Per la seconda provo a proporre io una procedura.» | Provate i singoli passaggi e chiedete chiarimenti quando qualcosa non è chiaro. |
| Affidamento di una parte specifica. | «Oggi puoi controllare i documenti? Al riepilogo penso io.» | Completate la parte concordata e proseguite a partire dal lavoro del collega. |
Potete anche combinare più forme di aiuto. Magari prima volete riordinare le idee e poi chiedere a qualcuno di controllare una proposta. Basta indicare da dove iniziare: «Prima ti spiego che cosa ho già provato. Poi vorrei sapere dove pensi che sia l’errore».
Verificate anche la disponibilità dell’altra persona: «Oggi hai tempo per esaminare con me questi due casi?». Un’offerta di aiuto non definisce automaticamente né la sua portata né i tempi. Se il collega non è disponibile, potete concordare un altro momento, chiedere un intervento più circoscritto oppure rivolgervi a qualcun altro.
Concordate la portata dell’aiuto e le decisioni
Per una spiegazione veloce non serve stabilire un piano complesso. Se però il supporto riguarda una parte consistente del lavoro o deve durare alcuni giorni, chiarite quattro aspetti:
- Che cosa farà esattamente l’altra persona. Per esempio, controllerà la correttezza dei dati, vi mostrerà una procedura o preparerà una parte del risultato.
- Chi decide che cosa. Chi sceglie la soluzione, chi propone le modifiche e chi approva il risultato finale?
- Quando rivedere la portata dell’intervento. Se il collega individua un altro problema, ve lo segnala prima e decidete insieme come procedere.
- Quando riprendere il lavoro insieme. Fissate un momento preciso per esaminare il risultato e stabilire i passaggi successivi.
Tenete conto di come sono effettivamente ripartite le responsabilità. Se la scadenza o la consegna devono essere approvate da un responsabile, includetelo nell’accordo con il collega. Se collaborate con una persona incaricata di effettuare un controllo, chiarite che cosa deve verificare e quali scelte potete compiere in autonomia.
Anche dopo aver raggiunto un accordo, mettete in conto osservazioni pertinenti. Se qualcuno vi segnala un errore, potete chiedere spiegazioni, verificarle e correggere il vostro modo di procedere. Decidere in autonomia significa anche saper utilizzare le informazioni ricevute dagli altri.
Un esempio di aiuto dopo un tentativo non riuscito
Situazione ipotetica: nella gestione degli ordini sono cambiate le regole per indicarne lo stato. Avete classificato male due voci e il riepilogo settimanale vi è stato restituito per le correzioni. Un collega più esperto si offre: «Mandamelo, lo sistemo io».
Volete completare il riepilogo e capire la nuova regola. Potete rispondere: «Mi sarebbe utile esaminare insieme questi due casi. Poi correggo gli altri e ti chiedo di controllare quelli su cui ho ancora dubbi. Hai tempo adesso?». In questo modo la richiesta è chiara e il collega può dire se riesce ad aiutarvi.
Per il primo caso, vi spiega quale dato usare per decidere. Sul secondo, proponete voi una classificazione e spiegate il motivo. Se la regola non è ancora chiara, tornate al passaggio che vi crea dubbi. Potete annotare con parole vostre la spiegazione e un esempio, così da ritrovarli quando preparerete il prossimo riepilogo.
Se la scadenza non consente di esaminare insieme i casi, potete concordare che il collega si occupi temporaneamente delle correzioni. Chiarite chi consegnerà il risultato e fissate un momento per rivedere le voci modificate. In questo modo il supporto si adatta alla situazione e avete già stabilito come procedere con il prossimo compito.
Quando l’aiuto va oltre quanto concordato
Se il collega comincia a modificare anche le parti che volevate completare da soli, chiedetegli prima il motivo. Potete dire: «Vedo che stai modificando tutto il riepilogo. È emerso un altro problema?». Forse ha trovato un errore che non avevate notato, oppure avete interpretato diversamente la portata dell’aiuto.
Poi richiamate l’accordo concreto: «Ho bisogno di capire queste modifiche. Possiamo esaminarle prima e lasciare a me la parte successiva?». Se il nuovo problema richiede davvero un intervento più ampio, aggiornate l’intesa e chiarite di nuovo che cosa farà il collega e quali saranno i passaggi successivi.
Se non siete d’accordo con una proposta, spiegate il motivo legato al lavoro. Per esempio, la soluzione non rispetta una richiesta contenuta nelle istruzioni oppure si basa su un dato che nel frattempo è cambiato. Se la decisione spetta a un’altra persona, presentatele le alternative e chiedete un’indicazione chiara.
Il rispetto reciproco riguarda anche il modo in cui si parla. Se ricevete commenti denigratori, potete riportare la conversazione sul lavoro: «Ho bisogno di sapere che cosa non va in questo passaggio e come correggerlo». Se le osservazioni personali o gli interventi oltre quanto concordato si ripetono, potete chiedere al responsabile di chiarire le modalità di collaborazione. Per farlo, è utile riferirsi a situazioni precise e alla portata del supporto concordata inizialmente.
Dopo aver ricevuto aiuto, chiarite i prossimi passi
Una volta terminato il compito, considerate anche che cosa vi servirà al prossimo tentativo. Avete capito la regola, avete a disposizione i documenti necessari o sapete a chi chiedere un chiarimento? Se avete ricevuto solo il risultato già pronto e la procedura non vi è chiara, potete chiedere ancora una spiegazione su una modifica specifica.
Per fare un breve bilancio, potete chiedervi:
- Che cosa sono in grado di fare da solo la prossima volta? Individuate un passaggio concreto che proverete a gestire nel prossimo compito.
- Su che cosa ho ancora bisogno di supporto? Distinguete tra una spiegazione mancante, il controllo del risultato e la mancanza di tempo o di documenti.
- La ripartizione del lavoro è ancora adeguata? Verificate che l’aiuto concordato corrisponda alla difficoltà attuale del compito e alle disponibilità di entrambi.
Il supporto può restare necessario anche per un periodo più lungo, per esempio se il compito è complesso o continuano a esserci cambiamenti. In tal caso, concordate consultazioni periodiche e una ripartizione chiara del lavoro. L’importante è sapere che cosa potete decidere da soli, su che cosa chiedere un parere e a chi spetta l’ultima parola.
