Un collega vi chiede di fermarvi più a lungo, il responsabile sposta una riunione durante il tempo che avevate riservato al lavoro concentrato oppure un cliente si aspetta una risposta la sera, anche se non avete concordato questa disponibilità. In tutti e tre i casi entra in gioco un confine professionale, ma non sempre serve reagire allo stesso modo.
I confini sul lavoro non devono essere né del tutto rigidi né sempre aperti. È più utile capire che cosa si può modificare in via eccezionale e che cosa, se si cede troppo spesso, finirebbe per compromettere il proprio equilibrio. Spesso è questa valutazione, più che il semplice dire «no», a risultare difficile.
Non tutti i confini richiedono la stessa fermezza
Un confine può tutelare il tempo, la concentrazione, la vita privata, il ruolo professionale, le modalità di comunicazione o il livello di reperibilità. Alcuni aspetti possono variare a seconda della situazione; altri hanno bisogno di maggiore stabilità.
La questione non è essere «abbastanza assertivi». Conta piuttosto quali conseguenze comporta una concessione e se si tratta di un’eccezione o di un nuovo standard.
Partite da ciò che il confine protegge
Quando non sapete se cedere, chiedetevi: «Che cosa sto proteggendo con questo confine?». Se non avete una risposta, sarà più difficile sostenerlo anche con voi stessi.
Nel lavoro, un confine può proteggere, per esempio:
- la concentrazione: un blocco di tempo senza interruzioni per un’attività impegnativa;
- il tempo: la fine della giornata lavorativa o una pausa;
- le responsabilità: evitare di assumere regolarmente compiti che spettano a un altro ruolo;
- la privacy: informazioni personali che preferite non condividere;
- le modalità di comunicazione: il rifiuto di urla, derisioni o umiliazioni;
- la capacità di lavoro: il limite al numero di attività che potete realisticamente accettare.
Quando sapete che cosa tutela un confine, diventa più semplice valutare se un’eccezione, in quel momento, ne rispetta ancora lo scopo.
Quattro domande da porsi prima di dire sì
Di fronte a una richiesta inattesa non siete tenuti a rispondere subito. Una breve pausa aiuta a distinguere la disponibilità ad aiutare dal consenso automatico.
- È una situazione eccezionale o ricorrente? Un aiuto occasionale ha un significato diverso da un’aspettativa abituale.
- Che effetto avrà sui miei altri impegni? State cedendo solo del tempo o rischiate di compromettere un’attività importante?
- Ho possibilità di scelta? La richiesta è davvero necessaria o semplicemente più comoda per l’altra persona?
- Che cosa succederà la prossima volta? L’eccezione di oggi farà presumere che siate sempre disponibili?
Queste domande riducono il rischio di accettare soltanto per evitare un breve momento di disagio.
Distinguete tra eccezione, accordo e spostamento del confine
Tre situazioni possono sembrare uguali in superficie, ma hanno significati diversi.
| Situazione | Che cosa significa | Come reagire |
|---|---|---|
| Eccezione | Accettate una volta di modificare i vostri limiti per una necessità specifica | Chiarite che si tratta di una soluzione straordinaria |
| Accordo | Entrambe le parti modificano consapevolmente le condizioni iniziali | Definite le nuove regole e la loro durata |
| Spostamento del confine per pressione | Cedete ripetutamente senza un consenso reale | Interrompete lo schema e ribadite il confine |
Fermarvi un’ora in più per un’emergenza può non essere un problema. Se però quell’ora diventa una consuetudine settimanale, non si tratta più di un’eccezione, ma di un cambiamento delle regole.
Un confine flessibile ha bisogno di condizioni chiare
Se decidete di adattare un confine, è utile esplicitare anche a quali condizioni. Invece di limitarvi a «Va bene, resto», potete dire: «Oggi posso fermarmi un’ora in più, ma domani ho bisogno di finire in orario».
Lo stesso vale per un cambio di priorità: «Posso occuparmi di questa attività, se rimandiamo a domani l’attività B». Così non date l’impressione che la vostra capacità sia illimitata.
Un confine è più fermo quando violarlo ha conseguenze
Alcuni confini non andrebbero spostati solo per rendere più semplice una conversazione. È il caso, per esempio, di concessioni che porterebbero a un sovraccarico ripetuto, alla violazione di regole, a un’invasione della privacy o alla tolleranza di comportamenti inappropriati.
Può essere opportuno mantenere una posizione più ferma quando:
- la richiesta contrasta con le responsabilità concordate o con le regole;
- le concessioni ripetute stanno già causando un sovraccarico;
- qualcuno non rispetta i vostri confini personali o comunicativi;
- sono coinvolte informazioni riservate o una questione etica;
- la disponibilità fuori dall’orario concordato viene data per scontata.
In situazioni del genere, aggiungere altre spiegazioni può essere inutile. È più importante mantenere una linea coerente.
Se dire no è difficile, prendetevi tempo invece di accettare d’istinto
Alcune persone riescono a riconoscere il proprio limite solo a posteriori. Sul momento accettano e poi provano rabbia, stanchezza o rimpianto. Può essere utile stabilire una regola semplice: non rispondere subito alle richieste che modificano i propri piani.
Potete dire: «Controllo a che punto sono con il lavoro e vi faccio sapere tra poco». Oppure: «Devo verificare quanta capacità ho, poi vi rispondo».
Prendersi tempo non è una forma di manipolazione: crea uno spazio tra la richiesta e la risposta. Questo spazio può impedirvi di accorgervi del vostro limite soltanto dopo aver già detto sì.
Un esempio di richieste ripetute per svolgere il lavoro altrui
Immaginate che un collega vi chieda una volta di aiutarlo con un’attività che non riesce a portare a termine. Sta affrontando un problema straordinario e voi avete un po’ di capacità in più, quindi lo aiutate.
La settimana dopo succede di nuovo, e quella successiva ancora. Quella che era iniziata come un’eccezione si trasforma gradualmente nell’aspettativa che siate voi a risolvere il problema.
A quel punto non dovete giustificarvi dicendo che non volete aiutare il collega. Potete far notare lo schema: «Le ultime due volte ho svolto questa attività per darti una mano. Ora non posso continuare a inserirla regolarmente tra le mie responsabilità. Se è necessario ridistribuire il lavoro, dovremmo concordarlo con il responsabile».
Una risposta del genere distingue la disponibilità ad aiutare dall’assunzione permanente di una responsabilità.
Non spiegatevi così a lungo da trasformare il confine in una trattativa
Quando ci sentiamo in colpa, a volte cerchiamo di giustificare un «no» con troppe ragioni. Più motivazioni offrite, però, più appigli date all’altra persona per cercare di convincervi.
«Oggi non posso fermarmi, ho già un impegno» è una risposta chiara. Se aggiungete dieci minuti di spiegazioni sul perché quell’impegno sia importante, potreste dare l’impressione che il confine sia ancora in discussione.
Spesso basta una breve spiegazione. Se serve trovare un accordo, discutete le alternative, non il fatto che abbiate o meno il diritto di porre un limite.
Attenzione ai confini che esistono solo nella vostra testa
A volte ci aspettiamo che i colleghi capiscano da soli che dopo le sei non rispondiamo, che non vogliamo essere interrotti mentre ci concentriamo o che preferiamo non gestire questioni di lavoro sul telefono personale.
Se un confine non è mai stato comunicato né reso evidente, chi lo supera potrebbe non farlo consapevolmente. Conviene quindi esplicitarlo: «Dopo le sei non controllo più i messaggi di lavoro, a meno che non si tratti di una situazione urgente concordata in anticipo».
Solo dopo averlo comunicato potete valutare se l’altra persona lo rispetta.
Si può reagire a un confine superato senza partire dalla rabbia
Se qualcuno oltrepassa un limite, non dovete scegliere per forza tra tacere e affrontare la persona in modo aggressivo. Esiste una via di mezzo, con una risposta concreta e diretta.
Può essere utile seguire questi passaggi:
- Descrivete il comportamento: «Oggi mi avete assegnato un’attività fuori dall’orario di lavoro, aspettandovi una risposta immediata».
- Ribadite il confine: «Di norma non sono disponibile fuori dall’orario di lavoro».
- Indicate come procederete: «Me ne occuperò domattina. Se ci sono situazioni urgenti, dobbiamo concordare un’organizzazione diversa».
È un modo fermo di rispondere, senza essere aggressivi.
La gerarchia professionale può limitare le opzioni
Non tutte le situazioni di lavoro offrono lo stesso margine di scelta. Un responsabile può avere l’autorità di cambiare le priorità, alcune professioni richiedono la reperibilità e certe situazioni possono essere urgenti.
Questo non significa che i confini scompaiano. Invece di rifiutare e basta, può essere necessario negoziare le conseguenze: «Se questa attività deve essere pronta oggi, quale delle priorità in corso devo rimandare?».
La domanda sposta l’attenzione dall’aspettativa di «fare tutto» alla capacità reale. Se le richieste sono sproporzionate nel tempo o non riuscite a comunicare limiti essenziali senza temere ritorsioni, la sola assertività individuale potrebbe non risolvere il problema.
Osservate gli schemi, non un singolo episodio spiacevole
Una giornata difficile non basta, da sola, a definire malsano un ambiente di lavoro. È più indicativo ciò che si ripete.
Per alcune settimane, potete osservare:
- quali confini superate più spesso voi stessi;
- con quali persone vi è più difficile dire di no;
- quali eccezioni stanno diventando lo standard atteso;
- se il comportamento altrui cambia dopo che avete comunicato un confine;
- quali effetti hanno le concessioni sul lavoro e sul tempo privato.
In questo modo avrete un quadro più concreto di quello che può emergere da un singolo conflitto o da un momento di senso di colpa.
Definite tre livelli di confini professionali
Per orientarvi meglio nelle decisioni, potete dividere i vostri confini in tre categorie:
- Fermi: aspetti sui quali non volete cedere, come una comunicazione rispettosa, la riservatezza o le regole di sicurezza.
- Negoziali: limiti che potete modificare previo accordo, per esempio l’ordine delle attività, una scadenza o un cambiamento occasionale dell’orario.
- Flessibili: aspetti per i quali non avete preferenze particolari e su cui siete disponibili ad adattarvi.
Questa suddivisione non significa che non possiate mai cambiare idea. Aiuta però a non dover ripartire da zero davanti a ogni richiesta.
Il prossimo passo è definire meglio un confine
Scegliete una situazione lavorativa in cui esitate spesso. Invece di dirvi in generale «devo stabilire confini migliori», formulate una regola concreta.
Per esempio: «Fuori dall’orario di lavoro non rispondo ai messaggi ordinari». Aggiungete poi un’eccezione: «Se è stato concordato in anticipo un servizio di reperibilità urgente, rispondo secondo le modalità stabilite». Infine, definite quando serve rivedere l’accordo: «Se la disponibilità serale deve diventare regolare, occorre concordarla come parte dell’organizzazione del lavoro».
Così un limite smette di essere una sensazione vaga e diventa un criterio per decidere. Non dovete essere sempre inflessibili né sempre disponibili: dovete sapere che cosa state proteggendo, quando un’eccezione è accettabile e quando invece sta cambiando la regola.
