Cosa vuoi ottenere dalla conversazione

Per prima cosa, chiarisci lo scopo del messaggio

Eva vuole presentare ai colleghi un nuovo modo di gestire il passaggio degli ordini. Comincia descrivendo tutti i problemi dell’ultimo mese e spiegando nei dettagli la propria idea. Alla fine non sa se i colleghi sono favorevoli alla proposta. Loro, invece, non capiscono se abbia appena dato un’istruzione, invitato a discuterne o semplicemente raccontato il proprio lavoro.

Prima di parlare, chiarisci di cosa hai bisogno: informare, conoscere il punto di vista dell’altra persona, chiedere aiuto o prendere una decisione insieme. Per Eva, l’obiettivo può essere ottenere il via libera per una prova limitata del nuovo metodo. Così può dire: «Vorrei accordarmi con voi per provare questo metodo su un gruppo di ordini». Lo scopo è chiaro e non fa sembrare già presa una decisione che non lo è.

Pensa anche a ciò che l’interlocutore sa e deve sapere. A un nuovo collega occorre spiegare il metodo attuale. Un collega esperto potrebbe aver bisogno soprattutto di conoscere le differenze e il carico di lavoro, oltre ad avere spazio per esprimere eventuali obiezioni. Adattare il messaggio non significa nascondere informazioni spiacevoli. Se il cambiamento aggiunge un compito, va detto, proprio come va spiegato il beneficio atteso.

In una conversazione personale, lo scopo può essere capirsi o passare del tempo insieme, non prendere una decisione. Una persona cara potrebbe non volere un consiglio immediato. Puoi verificare lo scopo e modificarlo durante la conversazione. Se l’altra persona non ha tempo o non può decidere, concordate un passo successivo adatto. Aver finito di parlare non significa, di per sé, aver raggiunto lo scopo della conversazione.