Come scegliere il canale e scrivere un messaggio utile

Il messaggio deve essere chiaro anche senza ulteriori spiegazioni

Mandi un messaggio a un gruppo: «Per favore, guardate la proposta al più presto». Non è chiaro chi debba rispondere, quale versione aprire o se stai chiedendo un controllo dei fatti oppure un’approvazione. Ognuno potrebbe pensare che risponderà qualcun altro. Il messaggio deve indicare lo scopo, l’oggetto preciso e il passo successivo.

Una versione più precisa potrebbe essere: «Jana, controlla per favore i prezzi nella versione dell’offerta con la data di oggi e, entro martedì a mezzogiorno, conferma che siano corretti o segnala le differenze. In base al controllo, invierò l’offerta al cliente». La scadenza deve corrispondere a una necessità reale e agli accordi sul lavoro. Indicare un nome e una data non autorizza, da solo, ad assegnare a qualcuno un compito qualsiasi.

Scegli il canale in base a ciò che devi risolvere. Un messaggio scritto fornisce informazioni e lascia una traccia. Una telefonata può essere utile quando serve fare domande man mano o affrontare più questioni collegate. Tieni conto della disponibilità, della riservatezza e delle modalità di comunicazione adatte ai partecipanti. Per una questione urgente usa il canale concordato: non dare per scontato che un’email appena inviata sia stata letta subito.

Dopo una telefonata, conferma brevemente la decisione e i punti ancora aperti. Distingui le informazioni dai compiti e aggiungi i destinatari in base al loro ruolo. Una lunga lista di persone in copia non chiarisce chi è responsabile. Se il messaggio è stato frainteso, aggiungi il contesto che manca. Dire «Te l’avevo mandato» non dimostra che il messaggio fosse chiaro né che sia stato letto.