Una spiegazione chiara, senza divagazioni inutili

Chi ascolta deve capire dove vuoi arrivare

Immagina questo messaggio: «Ieri ho parlato con il fornitore, poi ho controllato il magazzino ed è arrivata anche una richiesta del cliente». Chi ascolta conosce la successione degli eventi, ma non sa ancora cosa ne consegue. È più chiaro iniziare così: «Oggi dobbiamo scegliere un materiale alternativo, perché quello originale non sarà disponibile in tempo». I dettagli serviranno poi a spiegare il problema concreto.

Come traccia, segui quest’ordine: punto essenziale, motivo, esempio concreto, passo successivo. Per un argomento complesso puoi aggiungere un limite importante. Per esempio, il materiale alternativo permette di rispettare la scadenza, ma ha una finitura diversa. Omettere questa differenza renderebbe il messaggio più breve, ma a scapito di una decisione informata.

Il CDC Clear Communication Index raccomanda che i materiali contengano un messaggio principale chiaro e un invito all’azione comprensibile. Questo strumento è stato creato per la comunicazione sulla salute. Qui ne usiamo il principio come guida per organizzare un messaggio; non è una prova del fatto che la stessa struttura risolva ogni conversazione personale.

Spiega un termine tecnico quando serve per capire. Se parli di ridurre il numero di errori, indica quali errori vuoi limitare e come te ne accorgerai. L’esempio deve chiarire l’affermazione, non sostituirla. Dopo il messaggio principale, lascia spazio alle domande. Se chi ascolta ha bisogno di un altro dettaglio, riparti da quello: non devi per forza completare tutta la spiegazione che avevi preparato.