Comunica per tempo che cosa riesci davvero a fare

Un impegno preciso è più utile di una promessa ambiziosa

Un collega ti chiede di occuparti di un altro compito. Rispondi: «In qualche modo ce la faccio», anche se hai già la settimana piena. Sul momento, forse eviti una conversazione spiacevole, ma crei un’aspettativa che in seguito può trasformarsi in un conflitto. La produttività, quindi, non riguarda solo l’organizzazione personale, ma anche la comunicazione sincera sulla capacità di lavoro.

Prova a strutturare la risposta in tre parti: che cosa puoi consegnare, a quali condizioni e che cosa cambierà. Per esempio: «Preparo la bozza entro giovedì, se spostiamo a venerdì il controllo dei materiali precedenti. Devo sapere quale attività è più importante». Non ti stai rifiutando di collaborare: stai chiarendo l’accordo.

Quando assegni un compito a un’altra persona, non limitarti a dire che è «urgente». Concordate il risultato richiesto, la scadenza, le responsabilità e come dovrà essere consegnato. Se le regole non sono chiare, ognuno potrebbe farsi un’idea diversa.

Se hai più lavoro di quanto sia possibile gestire in modo sicuro, non cercare di risolvere il problema aumentando il ritmo per lungo tempo. Può essere utile semplificare il processo, ridistribuire il lavoro o decidere di non accettare alcune richieste.

Essere assertivi non significa essere duri. Puoi riconoscere l’esigenza dell’altra persona e, allo stesso tempo, spiegare che cosa puoi fare. In una vera emergenza potrebbe essere necessario cambiare temporaneamente le priorità, ma anche in quel caso è bene chiarire che cosa resterà in sospeso.

Da provare: Trasforma la frase «In qualche modo farò in tempo» in un impegno concreto, con scadenza e condizioni. Prova a dirlo con calma e senza scusarti inutilmente.