Stabilire le priorità significa anche scegliere a cosa dire di no

Non tutto può venire prima

Al mattino apri la lista delle cose da fare e ognuna sembra urgente. Se non confronti le conseguenze, rischi di passare tutta la giornata a occuparti dell’ultima persona che ti ha contattato. Le priorità, però, non si decidono in base al volume delle notifiche. Devi stabilire che cosa conta di più e che cosa può aspettare.

Per ogni compito importante, considera tre aspetti: le conseguenze se non lo porti a termine, la scadenza effettiva e l’eventuale dipendenza di altre persone dal risultato. Il compito più importante non è necessariamente quello che sembra più urgente. Per esempio, una breve conferma a un collega può sbloccare il suo lavoro, mentre la tua analisi più ampia può aspettare un po’.

Scegli un risultato principale per la giornata e una quantità ragionevole di altri impegni. Non programmare ogni minuto: gli imprevisti non sono un’eccezione. Se arriva una nuova richiesta, chiediti: «Se questa diventa una priorità, che cosa dovrò rimandare?».

Le priorità non sono scolpite nella pietra. Se emerge un problema urgente con un cliente, può essere ragionevole cambiare l’ordine delle attività. Devi però sapere che cosa verrà rimandato. Se aggiungi un altro compito senza modificare il piano iniziale, crei un impegno nascosto.

Alcuni compiti sono indispensabili anche se non producono risultati appariscenti: controlli di sicurezza, manutenzione o assistenza alle persone. Anche il loro valore va considerato quando decidi.

Da provare: Domani scegli il risultato principale della giornata e indica consapevolmente due cose che possono aspettare. Se arriva un’urgenza, rivedi tutto il piano, non soltanto la sua parte finale.