Smetti di pianificare ogni minuto della giornata

Un piano senza margine salta al primo cambiamento

Se riempi ogni minuto dell’agenda, dai per scontato che niente richiederà più tempo e che nessuno ti interromperà. Sulla carta, la giornata può sembrare perfetta, ma spesso non tiene conto delle normali incertezze, degli spostamenti e delle richieste impreviste.

Quando fai una stima del tempo, pensa a un’attività simile che hai svolto in passato. Includi anche la preparazione, il controllo e la consegna, non solo il lavoro vero e proprio. Se non hai esperienza, riconosci l’incertezza e prepara una stima approssimativa o un intervallo da precisare dopo il primo passo.

Lasciare un margine non significa poter fare le cose con calma. Significa prevedere un po’ di spazio per le normali incertezze. La quantità di margine dipende dal tipo di lavoro. Alcuni compiti sono ben noti, altri dipendono da molte incognite.

Immagina di preparare un’offerta complessa. Il calcolo in sé richiederà due ore, ma devi anche verificare il costo del trasporto e aspettare l’approvazione. Se non ne tieni conto, la scadenza promessa non sarà affidabile. Distingui il lavoro che puoi fare da solo dall’attesa di informazioni esterne.

Se il piano cambia, non cercare automaticamente di recuperare tutto la sera. Rivedi le scadenze e informa chi dipende da te delle conseguenze. È meglio fornire subito una stima precisa che scusarsi troppo tardi.

Da provare: La prossima volta che affronti un compito importante, annota la stima, le dipendenze ancora incerte e il margine previsto. Al termine, confronta il piano con quello che è successo e individua ciò che non avevi considerato.