Quando il conflitto avviene per messaggio

Prima chiarisci il significato e il risultato necessario

Un collega scrive: «Ti sembra un lavoro finito?». Dal messaggio non è chiaro se manchi un allegato, un contenuto o un’approvazione. Una risposta tagliente può innescare una discussione sul tono prima ancora di capire qual è il problema. Prova a chiedere un chiarimento: «Quale parte secondo te manca? Ti ho mandato una bozza da commentare, non la versione definitiva». Se lo scopo del file non era chiaro, precisalo.

Prima di inviare una risposta, controlla che includa un fatto verificabile, una domanda o una richiesta concreta e, se serve, una scadenza. Evita l’ironia che l’altra persona dovrebbe interpretare. Se hai commesso un errore, riconoscilo apertamente. Un messaggio lungo, pieno di vecchie recriminazioni, può distogliere l’attenzione dalla decisione da prendere ora.

Scegli il canale in base al compito e alle circostanze. Se vi siete fraintesi, puoi proporre una breve telefonata con un tema preciso. L’altra persona, però, potrebbe aver bisogno di comunicare per iscritto, per questioni di accessibilità, per avere il tempo di riflettere o per tenere traccia dell’accordo. La telefonata, quindi, non è sempre preferibile e non deve servire a eliminare le prove di un comportamento problematico.

Dopo aver chiarito a voce, conferma brevemente per iscritto l’accordo di lavoro: cosa verrà modificato, chi se ne occuperà ed entro quando. Verifica che il riepilogo rispecchi quanto concordato da entrambi. In una chat di gruppo, coinvolgi le persone che devono prendere la decisione; non allargare il pubblico solo per mettere pressione. Se ci sono minacce o gravi molestie, conserva le comunicazioni pertinenti e chiedi il supporto o segui la procedura più adatti.