Un accordo applicabile nella pratica

Chi fa cosa e cosa succede se si presenta un ostacolo?

Dopo una conversazione, qualcuno dice: «Comunicaremos meglio». Entrambi siete d’accordo, ma una settimana dopo si ripete lo stesso problema. Uno si aspettava una telefonata in caso di cambiamenti, l’altro pensava bastasse aggiungere una nota al documento. Un accordo generico non definisce ancora la procedura. Dovete concordare un comportamento concreto, chi ne è responsabile e quando deve avvenire.

Per un cambiamento nelle indicazioni, l’accordo potrebbe essere: «Peter inserirà la modifica nel documento condiviso. Entro il giorno lavorativo successivo, Lucia confermerà l’impatto sulla scadenza. Peter comunicherà al cliente la nuova scadenza solo dopo aver ricevuto la conferma». Questa procedura distingue la registrazione della modifica, la valutazione della disponibilità e l’impegno preso con il cliente. Ognuno ha una responsabilità chiara.

Stabilisci anche come procedere in caso di ostacoli e come verificare l’accordo. E se Lucia è assente o serve una risposta prima? Concordate una persona che la sostituisca o che abbia l’autorità per decidere. Non fare affidamento sull’aspettativa tacita che qualcuno se ne accorga. Dopo il cambiamento successivo, verificate se la procedura ha fornito le informazioni necessarie senza creare attese inutili.

Alla fine, chiedi a entrambe le persone di confermare con parole proprie cosa è stato deciso. Per un accordo di lavoro è utile un breve riepilogo condiviso. Se non c’è accordo, indica il punto ancora aperto e come si procederà. Il silenzio, la stanchezza o la fine di una riunione non confermano di per sé che qualcuno abbia accettato un impegno. L’accordo deve rispettare le responsabilità e la capacità effettiva delle persone.