Una richiesta chiara invece di un giudizio personale

Spiega cosa deve cambiare

Durante una riunione un collega ti interrompe più volte prima che tu finisca di spiegare. «Sii finalmente più rispettoso» richiama un valore, ma non propone nulla di preciso. Puoi dire: «Negli ultimi due punti non sono riuscito a finire di spiegare. Ho bisogno di illustrare la procedura, così possiamo decidere. Per favore, lasciami concludere questo punto, poi passo alla tua obiezione».

Puoi usare come riferimento i passaggi situazione, impatto, bisogno, richiesta. Non devi recitarli come quattro frasi imparate a memoria. L’importante è che l’altra persona capisca a cosa stai rispondendo e quale cambiamento chiedi. La richiesta deve essere proporzionata alla situazione e rientrare nell’ambito delle tue responsabilità. Chiedere di finire il punto non significa vietare il disaccordo.

Una frase che inizia con «io» non è per forza obiettiva. «Io sento che sei egoista» continua a giudicare la persona e ad attribuirle una caratteristica. È più preciso descrivere la tua esperienza: «Quando le indicazioni cambiano senza preavviso, non riesco a confermare la scadenza». Poi puoi avanzare una proposta concreta, per esempio confermare l’impatto del cambiamento prima di fare una promessa al cliente.

Se hai contribuito al problema, riconosci la tua parte senza aggiungere una giustificazione che annulli le scuse. «Ho inviato indicazioni incomplete. Le completerò oggi entro le tre». Poi potrai affrontare la responsabilità dell’altra persona. Essere chiari non significa usare un tono duro o dilungarsi nelle spiegazioni. Dopo aver formulato la richiesta, lascia spazio alla risposta e verifica che sia praticabile.